Máy in hóa đơn 2 liên là thiết bị in chuyên dụng tạo ra đồng thời hai bản chứng từ có nội dung giống hệt nhau trong một lần xuất lệnh, phục vụ mục đích giao một bản cho khách hàng và lưu trữ một bản đối chiếu nội bộ tại quầy thu ngân hoặc phòng kế toán.
Tôi là Nguyễn Xuân Hà – CEO ITH Digital Technology có 16 năm kinh nghiệm trong ngành công nghệ thông tin, thiết bị tin học – văn phòng, mã số mã vạch và thiết bị siêu thị. Bài viết này tôi chia sẻ toàn bộ kiến thức chuyên sâu về bản chất kỹ thuật, phân loại máy in 2 liên, các dòng máy tiêu biểu trên thị trường và cách thiết lập tự động in 2 liên trên phần mềm bán hàng chuẩn xác nhất.
Các loại máy in hóa đơn 2 liên hiện nay
Khái niệm máy in hóa đơn 2 liên trên thị trường hiện nay bao gồm hai giải pháp công nghệ hoàn toàn khác nhau về cơ chế vật lý: giải pháp in kim cơ học đa liên truyền thống và giải pháp in nhiệt nhân đôi qua phần mềm quản lý bán hàng.
Giải pháp in kim cơ học với giấy carbonless nhiều liên
Máy in kim (Dot Matrix Printer) là dòng thiết bị in 2 liên chuyên dụng phần cứng thực thụ. Đầu in của máy tích hợp cụm kim siêu nhỏ (thường gồm 9 kim hoặc 24 kim) chuyển động ngang và tác động cơ học qua một dải ruy băng mực (Ribbon).
Lực đập của đầu kim ép trực tiếp lên bề mặt giấy carbonless (giấy tự nhân bản không cần than lót). Lớp hóa chất vi nang chứa chất phản ứng màu ở mặt sau liên thứ nhất vỡ ra dưới áp lực cơ học, tạo thành chữ và số hiển thị rõ nét trên liên thứ hai. Phương thức này cho phép lưu trữ văn bản giấy hàng chục năm mà không bị bay màu mực hay mờ chữ khi gặp nhiệt độ cao hoặc dầu mỡ.
Giải pháp in nhiệt nhân đôi tự động qua phần mềm quản lý
Máy in hóa đơn nhiệt (Thermal Printer) chỉ sử dụng một cuộn giấy cảm nhiệt đơn tầng (khổ K80 hoặc K57). Khi thanh điện trở nhiệt đốt nóng bề mặt giấy, lớp cảm nhiệt chuyển sang màu đen để tạo thành ký tự.
Về mặt vật lý, đầu in nhiệt không thể ép xuyên qua nhiều tầng giấy cùng lúc. Tuy nhiên, các phần mềm quản lý bán hàng hiện đại như KiotViet, Sapo, POS365, iPOS đã tích hợp lệnh điều khiển gửi hai tác vụ in liên tiếp cho cùng một đơn hàng. Máy in nhiệt xuất bản thứ nhất, tự động kích hoạt dao cắt giấy, sau đó xuất tiếp bản thứ hai để thu ngân lưu quầy. Phương pháp này vận hành êm ái, đạt tốc độ cực nhanh từ 200mm/s đến 300mm/s và tiết kiệm toàn bộ chi phí thay mực.
Bảng so sánh toàn diện giữa máy in kim 2 liên và máy in nhiệt 2 liên
Để lựa chọn thiết bị phù hợp với mô hình kinh doanh, bạn cần nắm rõ ưu điểm và nhược điểm kỹ thuật giữa hai nền tảng công nghệ:
| Tiêu chí so sánh | Máy in kim 2 liên chuyên dụng (Epson TM-U220, LQ-310) | Máy in nhiệt in 2 liên qua phần mềm (Xprinter K80, Bixolon SRP-330) |
|---|---|---|
| Cơ chế tạo bản in thứ hai | Cơ học đập kim qua giấy carbonless (in đồng thời 1 lúc) | Phần mềm gửi 2 lệnh in liên tiếp trên giấy nhiệt K80 |
| Vật tư tiêu hao định kỳ | Ruy băng mực (Ribbon ERC-38 hoặc S015569) + Giấy carbonless | Chỉ dùng cuộn giấy in nhiệt (không cần mua mực in) |
| Tốc độ in trung bình | 4.7 đến 6.0 dòng/giây (khoảng 30 giây cho một bill dài) | 200 đến 300 mm/giây (khoảng 1 đến 2 giây cho một bill) |
| Độ ồn khi vận hành | Có tiếng ồn lách cách đặc trưng của đầu kim đập | Hoạt động êm ái, gần như không phát ra tiếng ồn |
| Khả năng lưu trữ chứng từ | Lưu trữ từ 5 đến 10 năm không bay màu, chịu được nhiệt độ | Chữ mờ dần sau 6 đến 12 tháng nếu gặp nhiệt độ cao |
| Môi trường vận hành tối ưu | Nhà bếp, quầy bar dính dầu mỡ, phòng kế toán, kho bãi | Quầy thu ngân siêu thị, cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, cafe |
| Giá thành thiết bị ban đầu | Từ 4.500.000đ đến 7.500.000đ | Từ 1.200.000đ đến 3.800.000đ |
Các dòng máy in hóa đơn 2 liên tiêu biểu trên thị trường
Máy in kim cuộn Epson TM-U220A và TM-U220B
Dòng máy in kim cuộn quốc dân đến từ tập đoàn Seiko Epson được sản xuất chuyên biệt cho quầy thu ngân và khu vực bếp nhà hàng:
- Đầu in ma trận 9 kim với độ phân giải 180 DPI, tốc độ in đạt 4.7 dòng/giây ở khổ 40 cột.
- Hỗ trợ in đồng thời từ 1 đến 3 liên trên khổ giấy cuộn carbonless 76mm (K76).
- Băng mực ruy băng chuyên dụng Epson ERC-38 với hai tùy chọn mực màu Đen hoặc màu Đỏ – Đen phối hợp, giúp làm nổi bật món cần đổi hoặc ghi chú quan trọng cho đầu bếp
Phiên bản Epson TM-U220B tích hợp dao cắt giấy tự động bằng thép chịu lực (độ bền 800.000 lần cắt).
Phiên bản Epson TM-U220A trang bị thêm trục cuốn giấy lưu tự động (Journal Take-up) bên trong thân máy. Khi in xong, liên 1 chạy ra ngoài cho khách còn liên 2 tự động cuốn chặt vào trục bên trong thân máy để chủ quán kiểm tra doanh thu cuối ngày mà không lo thất lạc hóa đơn.
Epson TM-U220 là tiêu chuẩn hàng đầu cho các bếp ăn công nghiệp và nhà hàng F&B nhờ khả năng chịu dầu mỡ, không bị đen giấy khi đặt gần bếp nhiệt như giấy in nhiệt thông thường.
Máy in kim dạng phẳng Epson LQ-310 khổ A4 và A5
Dòng máy Epson LQ-310 in kim dạng phẳng khổ nhỏ chuyên in phiếu xuất kho, phiếu thu chi và chứng từ thanh toán nhiều liên:
- Cụm đầu in 24 kim thế giới cho nét chữ thanh mảnh, độ mịn vượt trội, tốc độ in nhanh tới 416 ký tự/giây.
- Hỗ trợ in 1 bản gốc và tối đa 3 bản sao chép (tổng cộng 4 liên) nhờ lực ép kim cực mạnh.
- Hỗ trợ đa dạng vật liệu giấy: giấy đục lỗ liên tục có răng cưa (Continuous Paper) hoặc các tập hóa đơn A4, A5 đóng sẵn.
- Độ bền bộ phận cơ học MTBF đạt 10.000 giờ vận hành liên tục, tuổi thọ đầu kim đạt 400 triệu lần đập mỗi kim.
Máy in hóa đơn nhiệt tốc độ cao K80 hỗ trợ in 2 bản qua phần mềm
Đối với các cửa hàng bán lẻ thông thường, các dòng máy in nhiệt khổ K80 chính hãng từ các thương hiệu máy in hóa đơn Xprinter, máy in hóa đơn Zywell và máy in hóa đơn Bixolon là lựa chọn tiết kiệm ngân sách nhất:
- Máy in Xprinter XP-Q200 / XP-D200N: Tốc độ in 200mm/s, khổ giấy K80x80mm, tích hợp cổng USB hoặc LAN mạng nội bộ.
- Máy in Bixolon SRP-330II / SRP-E300: Xuất xứ Hàn Quốc, độ bền đầu in 150km giấy, dao cắt tự động siêu bền đạt 1.5 triệu lần cắt, xử lý mượt mà tác vụ in 2 liên từ phần mềm.
Hướng dẫn thiết lập in 2 liên tự động trên các phần mềm bán hàng
Cách cấu hình in 2 liên trên phần mềm KiotViet
- Trên máy tính, đăng nhập vào màn hình Thu ngân KiotViet -> Nhấp vào biểu tượng 3 dấu gạch ngang góc phải trên cùng -> Chọn Cài đặt thiết lập máy in.
- Tìm đến mục Số bản in hóa đơn (hoặc Số liên).
- Nhập số 2 vào ô giá trị (mặc định là 1).
- Bật tùy chọn Tự động in hóa đơn khi bấm thanh toán và bấm Lưu.
- Trên ứng dụng điện thoại: Vào Cài đặt -> Thiết lập máy in -> Nhấp vào dấu cộng (+) tại mục Số liên mặc định để nâng lên 2.
Cách cấu hình in 2 liên trên phần mềm Sapo
- Đăng nhập vào trang quản trị Sapo POS -> Chọn mục Cấu hình -> Chọn Thiết lập mẫu in.
- Tại phần cấu hình hóa đơn bán hàng, chọn máy in mặc định và điều chỉnh số lượng bản in thành 2 liên.
- Kích hoạt tính năng cắt giấy giữa các liên: Vào Control Panel trên Windows -> Devices and Printers -> Chuột phải vào tên máy in chọn Printer Properties -> Tab Settings -> Tại mục Cutter Select chọn Form [Cut] để máy tự cắt giấy chia tách 2 liên rõ ràng sau khi in.
Cách cấu hình in 2 liên trên phần mềm POS365
- Vào menu Cài đặt hệ thống trên POS365 -> Chọn Tùy chọn hóa đơn.
- Tích chọn vào ô In 2 liên cho hóa đơn bán hàng.
- Bấm Lưu thiết lập. Khi kết thúc đơn, máy sẽ tự động xuất tuần tự 2 phiếu in.
Hướng dẫn thay ruy băng mực và lắp giấy cuộn 2 liên carbonless
Cách thay băng mực ruy băng cho máy in kim cuộn
- Bước 1: Mở nắp khoang chứa mực phía trước đầu máy in.
- Bước 2: Dùng tay bóp hai chốt giữ hộp mực cũ và nhấc thẳng lên.
- Bước 3: Cầm hộp ruy băng mực mới, xoay nhẹ núm vặn theo chiều kim đồng hồ để dải băng căng phẳng.
- Bước 4: Đặt dải băng lọt vào khe hẹp giữa đầu kim và mặt trục cuốn giấy cao su, nhấn nhẹ hai bên tai hộp mực xuống cho đến khi khớp chốt vào thân máy.
- Bước 5: Xoay núm căng băng thêm 2 đến 3 vòng để dải ruy băng mực áp sát hoàn toàn vào đầu kim.
Cách lắp cuộn giấy carbonless 2 liên:
- Mở nắp khoang chứa giấy phía trên máy.
- Bóc bỏ lớp tem niêm phong cuộn giấy, đặt cuộn giấy vào khoang theo hướng mép giấy ngửa từ dưới lên trên.
- Kéo cả hai liên giấy (liên trắng bên ngoài, liên hồng/vàng bên trong) vượt qua lưỡi dao cắt khoảng 3cm rồi đóng nắp dứt khoát.
- Nếu dùng model Epson TM-U220A: Luồn liên giấy thứ hai vào khe trục cuốn lưu (Journal Spool) bên trong thân máy, cài chốt quay rồi mới đóng nắp máy.
Câu hỏi thường gặp về máy in hóa đơn 2 liên
Máy in hóa đơn 2 liên có bắt buộc phải thay mực định kỳ không?
Tùy thuộc vào công nghệ máy in bạn đang sử dụng. Nếu là máy in kim dùng giấy carbonless (như Epson TM-U220, LQ-310), bạn bắt buộc phải thay ruy băng mực Ribbon sau mỗi 3 đến 6 triệu ký tự in. Nếu là máy in nhiệt in 2 liên qua phần mềm (như Xprinter K80), máy hoạt động hoàn toàn không dùng mực, bạn chỉ cần thay cuộn giấy in nhiệt khi hết giấy.
Nên chọn máy in kim 2 liên hay máy in nhiệt in 2 bản qua phần mềm?
Nếu bạn kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán bar cần gửi phiếu in vào khu vực bếp nhiều dầu mỡ nhiệt độ cao, hoặc cơ sở cần lưu giữ chứng từ giấy từ 3 đến 5 năm để đối soát kế toán thuế, máy in kim 2 liên carbonless là giải pháp bắt buộc. Ngược lại, nếu bạn chỉ bán lẻ thông thường tại quầy thu ngân khô ráo và dữ liệu bán hàng đã lưu trữ trên đám mây của phần mềm, máy in nhiệt K80 in 2 bản liên tiếp là giải pháp tối ưu nhất về chi phí và tốc độ phục vụ.
Giấy in hóa đơn 2 liên carbonless có dùng được cho máy in nhiệt K80 không?
Không thể sử dụng. Giấy carbonless là giấy thông thường không có lớp phủ hóa chất cảm nhiệt, trong khi máy in nhiệt K80 không có cụm kim đập cơ học. Do đó, nếu lắp giấy carbonless vào máy in nhiệt, bản in chạy ra sẽ là giấy trắng hoàn toàn không có chữ.
